Tapahtumat yrittäjän näkökulmasta

Tapahtumiin osallistuminen on tärkeää sekä Hujaukselle tunnettuuden kasvattamisen näkökulmasta, että myös itselleni yrittäjänä. Vaikka tapahtumiin osallistuminen on aina iso ponnistus, saan tapahtumista korvaamattomia asiakaskohtaamisia, joiden pohjalta ymmärrän taas paremmin mitä asiakkaamme toivovat ja tarvitsevat. Tässä blogipostauksessa keskitytään siihen, mitä tapahtumaan osallistuminen tarkoittaa meille.

Osallistumme vuosittain useampiin tapahtumiin. Vuonna 2025 pidimme keväällä kaksi pop up tapahtumaa yhdessä toisen kotimaisen brändin Ommellisen kanssa ja järjestämme pop upin yhdessä myös syksyllä 2025. Tampereen Kädentaitomessuille osallistumme myös vuosittain aina marraskuussa.

Tapahtuman valmistelu riippuu hieman siitä olenko itse mukana järjestämässä tapahtumaa (pop upit) vai onko kyseessä valmis osastopaikka esimerkiksi messuilla. Messuille osallistuminen on sinänsä suoraviivaisempaa, koska olen vastuussa puhtaasti omasta osastostani ja suunnittelu keskittyy vain siihen. Varaan toivomani paikan ja tilaan tarvittavat lisäjutut kuten sähkön, mahdollisesti matot jne. 

Pop up tapahtumissa järjestämme itse kaikki tilan etsinnästä ja vuokrauksesta musiikin teostomaksuihin ja loppusiivoukseen. Pop upit ovat myös yleensä kestoltaan pidempiä ja mikäli niitä järjestetään kauppakeskuksissa myös aukioloajat ovat melko pitkät. Yhdessä toisen brändin kanssa järjestäminen kuitenkin sujuu joutuisasti ja myös tapahtuman aikana yrittäjäkollegasta on iso apu.

Tapahtumia tulee tietenkin markkinoida, jotta asiakkaamme löytäisivät niihin. Uutiskirjeet, somepostaukset ja mahdollinen maksullinen mainonta esimerkiksi instagramissa ja facebookissa kuuluvat myös valmistelutöihin, eli näihin materiaalien teko ja tekstien kirjoittaminen sekä sisältöjen julkaisu.

Tapahtumamuodosta riippumatta osaston suunnittelu kuuluu omaan valmistautumiseeni. Teen pohjapiirroksen ja sommittelen kalusteiden paikat etukäteen. Meidän kalustukseen kuuluvat sovituskopit, valokiskot ja valot, myyntitiski, rekkejä ja hieman tilasta riippuen mallinukkeja, peilejä, hyllykköä jne. Suunnittelen etukäteen mitä tuotteita mihinkin rekkiin laitetaan esille, sillä tämä nopeuttaa osaston kasaamista. Jos vielä pysyisin tässä suunnitelmassa paikan päällä, olisi osaston järjestely jouhevaa, mutta koska suunnitelmat muuttuvat aina lennossa vaatii esillepano viilausta vielä paikan päällä.

Teen meille myös pakkauslistan, jossa on erikseen esille tulevat tuotteet sekä varastoitavat tuotteet. Näin enää osastoa rakentaessa ei tarvitse miettiä mikä tulee esille ja mikä ei. Suunnitteluvaiheessa myös lasken mitkä kaikki tuotteet mahtuvat mukaan, sillä tila tulee aina vastaan vaikka olisimme missä. Tässä hyödynnän myös edellisten tapahtumien myyntiraportteja, kun yritän ennustaa minkä verran mitäkin tuotetta tai kokoa tarvitaan, jottei tuotteet loppuisi kesken eikä toisaalta olisi kovin paljon extraa mukana. Vaatteet ja kaikki tarvittavat tarvikkeet pakataan laatikoihin ja osin pukupusseihin ja rekkeihin. Laatikoihin kirjoitan mihin rekkiin tuotteet ovat menossa ja varastolaatikoihin mitä missäkin on. 

Me ajamme tapahtumiin pakettiautolla, sillä sinne mahtuu juuri sopivasti yhden tapahtuman tarpeet. Tapahtumapäivät alkavat aikaisin auton pakkaamisella, sitten ajellaan paikan päälle ja puretaan tavarat tilaan. Rekkien ja sovituskoppien kokoaminen, vaatteiden henkarointi ja mahdollinen höyrytys, varaston järjestäminen, valojen asennus ja logojen ripustaminen kuuluvat rakennuspäivän hommiin. Lopuksi viimeiset siivoukset ja peilien pesut ja ollaan valmiita myyntipäivään.

Itse tapahtumapäivät menevät aina joutuisasti, mitä enemmän asiakkaita sitä vauhdikkaammin tunnit kuluvat. Itse nautin asiakaspalvelusta ja on aidosti ihana tunne, kun suunnittelemani tuotteet heräävät eloon asiakkaiden päällä ja näen ja kuulen niiden herättämiä fiiliksiä. Kuuntelen ja kyselen tarkalla korvalla asiakkaiden toiveita, ja osan kanssa käydään tilanteen salliessa pitkiäkin keskusteluja. Toivon, että asiakkaamme ymmärtävät kuinka merkityksellisiä asiakaskohtaamiset ovat myös yrittäjälle. Tuttuja kasvoja on tapahtuma tapahtumalta aina vain enemmän, ja se on supermahtavaa.

Esimerkiksi Triplan pop upissa, joka nytkin muutaman viikon päästä on edessä, päivät ovat pitkiä. Olemme auki 12h päivässä ja toki liiketilan aamu- ja iltahommat siihen päälle. Pop upit ovat siis aikamoisia rutistuksia. Toisaalta, koska tapahtumat ovat selvää vaihtelua normityöpäiviin verrattuna, puhun itse niistä välillä lomana.

Purkupäivänä homma hoidetaan toisinpäin; vaatteet laatikoihin, kalusteiden purku ja pakkaus. Auton purkaminen varastolle ja auton palautus vuokrapaikkaan. Seuraavana päivänä varastolla alkaa sitten tavaroiden läpikäynti ja järjestely sekä vaatteiden puhdistus ja hyllytys verkkokauppavarastoon, joka onkin yksi isoimmista yksittäisistä hommista. Kaikki vaatteet on käytävä huolellisesti läpi, sillä sovitetuissa vaatteissa voi olla hiuksia, pölyä jne. ja ne on tietenkin siistittävä. Lopuksi varmistetaan, että varastosaldot ovat oikein ja tuotteiden osalta tapahtuma on ohi. 

Tapahtuman aikana ja jälkeen täytyy tietenkin myös käydä läpi pitivätkö esim. myyntiodotukset paikkansa, mitä myytiin, kuinka paljon ja miksi juuri niitä tuotteita, pitäisikö ensi kerralla varautua johonkin toisin jne. Väsynyt, mutta onnellinen - se on aina loppusaldo oli kyseessä mikä tapahtuma tahansa.

-Iina, Hujauksen yrittäjä

Tuliko yllätyksiä tai haluaisitko kysyä jotain tapahtumiin liittyen? Kommentoi alle!

Takaisin blogiin

Kirjoita kommentti

Huomaa, että kommenttien täytyy olla hyväksytty ennen niiden julkaisemista.